5 Estrategias para reducir el uso del correo interno en un 50%
¿Sientes que pasas la mitad de tu día respondiendo correos electrónicos en lugar de trabajando? No estás solo. El correo electrónico, aunque revolucionario, se ha convertido en una fuente de estrés y distracción masiva. Pero, ¿es posible reducirlo drásticamente sin perder el control? Sí, y aquí te decimos cómo.
1. Mueve la conversación al contexto
El mayor problema del correo es que descontextualiza el trabajo. Un correo sobre el "Proyecto X" queda enterrado entre ofertas de proveedores y noticias. Utiliza herramientas de gestión de procesos donde los comentarios vivan dentro de la tarea o el proyecto específico.
2. Implementa la regla de "No CC innecesarios"
Fomenta una cultura donde poner en copia (CC) a todo el mundo no sea una señal de "trabajo duro", sino una mala práctica. Solo debe recibir el mensaje quien tiene que tomar una acción.
3. Estandariza las solicitudes
Gran parte del correo interno son solicitudes: "Necesito vacaciones", "Aprueba este gasto", "Revisa este documento". Si creas formularios estandarizados para estas peticiones (usando herramientas como Procplay), eliminas el hilo de correos de ida y vuelta preguntando por datos faltantes.
4. Fomenta la comunicación asincrónica real
Enviar un correo a las 10 PM esperando respuesta a las 8 AM crea ansiedad. Establece expectativas claras: el correo no es un chat. Si es urgente, llama. Si no, espera.
5. Centraliza la "verdad"
Si usas el correo para almacenar archivos ("¿Me reenvías el logo final?"), estás generando ruido. Ten un repositorio central de documentos y recursos. En lugar de adjuntar, envía enlaces.
Reducir el correo no es solo cuestión de higiene digital, es recuperar horas de vida para tu equipo.
Procplay es una plataforma para facilitar la gestión de flujos de trabajo, permitiendo que tu equipo siempre esté coordinado en torno a los objetivos de tu empresa. Procplay permite definir, ejecutar, monitorear, analizar y optimizar flujos de trabajo de forma simple.