Flujos de trabajo y BPM
Con frecuencia, la frase “Gestión de Procesos de Negocios” (BPM, por sus siglas en inglés) suena como un concepto exclusivo para expertos dentro de grandes corporaciones. Sin embargo, hablar de “Flujos de Trabajo” o “Workflows” hace más fácil sumarse a la discusión. Workflow Management y BPM son conceptos cercanos, pero uno es más amplio que el otro. Aquí te explico la diferencia.
Procesos de negocio
Un proceso de negocio es un conjunto de actividades relacionadas entre sí que, al ser ejecutadas en una secuencia específica, producen un producto o un servicio que sirve a un objetivo particular de una empresa. Puedes pensar, por ejemplo, en el procedimiento de check-in al llegar a un hotel:
- Saludo inicial
- Verificación de datos de reserva
- Chequeo de documentación personal
- Informar al cliente sobre su habitación
- Firma del registro
- Entrega de llaves
Al mismo tiempo, en ese hotel se están ejecutando decenas o cientos de otros procesos que, en su conjunto, hacen que el hotel funcione de forma eficiente durante toda la temporada. Por ejemplo: walk-in, recepción de grupos turísticos, gestión de equipajes, check-out, y servicios de información, entre otros.
BPM
BPM (Business Process Management) es una combinación de técnicas usadas para gestionar procesos de negocio en una empresa. Es una disciplina que se encarga de descubrir, modelar, analizar, medir, mejorar, optimizar y automatizar procesos de negocios.
Su alcance es organizacional: contempla a todos los actores que intervienen en un proceso —personas, sistemas informáticos, maquinarias, sensores— y se ocupa tanto de los procesos operativos del día a día como de su evolución a largo plazo.
Workflow Management
El Workflow Management se puede describir como un conjunto de técnicas orientadas a las actividades en el contexto del trabajo diario. Se enfoca en la productividad, la reducción de costos, el aumento de la agilidad y la mejora del intercambio de información dentro de la organización.
Su foco está en coordinar a las personas que ejecutan las tareas: quién hace qué, en qué orden y con qué información. Es la capa más cercana al trabajo cotidiano de los equipos.
Diferencia
Dicho lo anterior, podemos sostener que el Workflow Management es un subconjunto dentro de BPM. Este último es más abarcador (holístico, si se quiere) y sirve para encauzar procesos desde los más simples hasta los más complejos, donde intervienen diferentes categorías de actores: trabajadores, maquinarias, sistemas informáticos, sensores, etc. Todos colaboran para materializar un producto o servicio.
Mientras tanto, el Workflow Management se ocupa principalmente de sincronizar a las personas que intervienen en la materialización de un producto, servicio o transformación de información.
Volviendo al ejemplo del hotel: el procedimiento de check-in es un workflow —un puñado de pasos coordinados entre recepcionista y cliente. Gestionar todos los procesos del hotel —reservas, limpieza, mantenimiento, facturación, RRHH— y mejorarlos de forma continua, eso es BPM.
Si tuviéramos que describirlos en una palabra:
- BPM → Disciplina (toda la organización, todos los actores)
- Workflow Management → Coordinación (sincroniza a las personas en el día a día)
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